Gestão do tempo. Como eu faço

Tem algumas coisas que estou sempre procurando na internet para fazer melhor. Atualmente, em fazer melhor, estou pensando em procurar aplicativos ou serviços (na web) que me ajudem de alguma forma no meu trabalho ou no meu lazer – mais no trabalho, com certeza. Dentre estas coisas estão: gerenciar meus favoritos (Bookmark), gerenciar meu tempo, Excel, escrever (no computador) ou fazer anotações (computador e Smartphone), gerenciar projetos – aqui cabe dividir, para meu o caso, em gerenciar a comunicação (equipe) e gerenciar as atividades. Lá nos primórdios da internet para todos (1996 a 2002 mais ou menos) havia poucas aplicações para estas coisas (não existiam ainda os Smartphones), então o jeito era desenvolver, mas isto é história, relatarei em outra oportunidade. Atualmente a quantidade de aplicações ou aplicativos é muito grande, e tem-se que estar sempre procurando. Hoje vou começar a escrever sobre a Gestão do tempo.

Eu sempre busquei organizar o meu tempo. Não que eu seja organizado, muito pelo contrário, sou desorganizado e procrastinador de nascença (procrastinar é uma arte que traz mais prazer, inspiração e motivação na hora certa – mas isso é outra história). Não sendo organizado, eu sou obediente. Eu deveria dizer disciplinado, mas não sou. Obediente aqui quer dizer que eu consigo ser disciplinado quando alguém ou alguma coisa me obriga a ser. Com o tempo, com os erros e com os aprendizados, desenvolvi um método de organizar o meu tempo que eu obedeço, e assim sou disciplinado e me tornei organizado – nesse ponto somente! Ainda tenho muita dificuldade com papeis e menos com dinheiro.

Organizar o meu tempo significa planejar o que eu tenho para fazer no dia. O que fazer amanhã (mas aqui é importante você não dormir pensando nisso). O que fazer na semana. O que fazer na semana seguinte. E no restante do mês. Para que eu não me perca em escolhas erradas, o meu planejamento do tempo eu faço para a semana toda, é a minha primeira tarefa da semana, na segunda-feira de manhã. Este plano da semana segue um outro plano, para 4 semanas, que é onde eu faço as escolhas e defino as prioridades. Não é um plano mensal por que as 4 semanas são móveis, a cada semana concluída eu incluo uma nova no final (Este método eu copiei do Last Planer System, proposto para gerenciar obras, por Glen Ballard).

Definir prioridades é definir o que é importante e o que não é. O que é urgente e o que não é. O que tem prazo e o que não tem. Uma vez decidido isso, o plano de 4 semanas segue estas decisões, mas pode ser modificado em funções de tarefas não concluídas na semana anterior ou novas tarefas. Completado o plano de 4 semanas, o plano semanal passa a ser praticamente um exercício de preencher as caixinhas. Quais horários em que irei trabalhar na semana em cada dia. Isso define quantas caixinhas. Eu considero cada atividade com a duração de 1 hora, mas podem haver exceções, como as aulas que geralmente são duas aulas em sequência (2 horas). Esta 1 hora em que vou colocar uma atividade é uma caixinha. Na prática eu tento concluir a atividade em menos de 1 hora para ter alguns minutos de descanso, no máximo 15 minutos. se eu terminar antes, já inicio a próxima tarefa, ou não!

Organizar o tempo significa também controlar o tempo para fazer o que planejei fazer. Aqui duas coisas devem acontecer: ser obediente ao plano traçado, e verificar o que foi feito em relação ao que deveria ter sido feito. Esta verificação é o controle. É necessário verificar se o tempo gasto foi próximo do tempo planejado para concluir as atividades. E no caso de uma atividade não concluída, deve-se decidir o que fazer nos dias seguintes: deixar para trás para ser feita quando sobrar tempo, arrumar mais tempo para fazer em outro horário, fazer o quanto antes e empurrar outras para frente? Aqui deve-se consultar as prioridades. O que é urgente deve ser concluído o quanto antes. O que é importante deve ter prioridade. Com o tempo eu fui aprendendo a dosar o plano da semana com atividades urgentes – poucas, atividade importantes – o suficiente, e as demais atividades. O que é importante, no plano de 4 semanas, deve ser planejado para o mais cedo possível, mesmo que não tenha prazo definido. Isto para que não se transforme em algo urgente. Aí não terá como escapar.

Basicamente é isso. Como fazer isso? Existem muitos métodos, técnicas e orientações ou mandamentos. Na minha opinião o caminho é descobrir o seu método, usando o que já se sabe no assunto, pois será mais fácil e eficaz. Para isso, leia o que puder sobre o assunto para ir melhorando o seu método. Não se prenda a um método ou a um aplicativo, se necessário. Também não se prenda a um único meio, seja o computador, seja a agenda, seja um caderno. Faça da forma que for mais eficaz, que alcance seus objetivos, independente de onde e como vai fazer para planejar e controlar.

Continuo em próximo post.